Bedrijven beheren

Kort antwoord: open CRM → Bedrijven. Daar zoek je organisaties, maak je nieuwe bedrijven aan en beheer je bestaande. Aan een bedrijf koppel je contactpersonen, zodat gesprekken per organisatie samenkomen.

Stap voor stap

1. Open CRM in het menu en kies Bedrijven.
2. Maak een nieuw bedrijf aan, of zoek een bestaand bedrijf op met het zoekvak.
3. Beheer per bedrijf de gegevens en de gekoppelde contactpersonen.

Goed om te weten

Bedrijven en contacten horen samen: een contact is een persoon, een bedrijf is de organisatie waartoe die persoon behoort. Door beide goed bij te houden, zie je niet alleen met wie je praat, maar ook namens welke organisatie.

Voor een bedrijf is alleen de naam verplicht. Website, e-mail, telefoon, adresvelden, btw-nummer (maximaal 32 tekens) en klantnummer (maximaal 64 tekens) zijn optioneel.

Btw-nummer en klantnummer bij een koppeling met je ERP

Heb je een koppeling met een extern systeem, dan zijn btw-nummer en klantnummer geen vrije velden meer. Ze komen mee met de identiteit van een herkende webshopgebruiker, en het klantnummer is het nummer van die klant in dat externe systeem.

Het externe systeem is dan leidend, en dat kost je je eigen invoer. Bij elke geverifieerde sessie worden die velden opnieuw uit het externe systeem overgenomen: pas je ze in Sarrai aan, dan is die aanpassing weg zodra die klant opnieuw chat. Corrigeer ze dus daar en niet hier.

Drie dingen die daarbij stil gebeuren. Een leeg veld in het externe systeem wist niets: staat er geen btw-nummer, dan blijft wat in Sarrai staat gewoon staan, want de overname vult en overschrijft maar ruimt niet op. Een te lange waarde wordt afgekapt in plaats van geweigerd, zonder foutmelding. En krijgt het bedrijf extern een naam die al aan een ander actief bedrijf in je CRM hangt, dan wordt die hernoeming stil overgeslagen. De twee systemen lopen dan uit de pas zonder dat iemand iets te zien krijgt.

Twee dingen om te weten: je kan een bedrijf niet verwijderen zolang er nog contacten aan hangen (ook gearchiveerde), koppel die eerst los of verwijder ze. En een bedrijf archiveren ontkoppelt zijn contacten niet: die blijven actief en blijven naar het gearchiveerde bedrijf verwijzen.

Ook gezocht als

"een bedrijf toevoegen", "organisaties beheren in de crm", "klantbedrijf opzoeken", "contactpersonen aan een bedrijf koppelen"

Zie ook

• Contacten beheren
• Hoe CRM en je gesprekken samenhangen