Onderwerpen beheren en automatische indeling aanzetten

Kort antwoord: ga naar Instellingen → Onderwerpen (onder Gesprekken & chat). Vul daar eerst de lijst met onderwerpen en zet pas daarna de schakelaar Gesprekken indelen op onderwerp en soort vraag aan. Zonder onderwerpen belandt elk gesprek in Niet ingedeeld.

Stap voor stap

1. Open Instellingen en klik op de kaart Onderwerpen.
2. Klik op Onderwerp toevoegen. Geef een naam, een korte omschrijving en de synoniemen die je klanten zelf gebruiken. Druk op Enter om een synoniem toe te voegen.
3. Herhaal dat tot je lijst je werkelijkheid dekt. Weet je niet waar te beginnen, gebruik dan Automatisch onderwerpen laten voorstellen.
4. Zet bovenaan de schakelaar Gesprekken indelen op onderwerp en soort vraag aan en klik op Instellingen opslaan.
5. Wil je ook je bestaande gesprekken meetellen, gebruik dan onderaan de knoppen uit Bestaande gesprekken alsnog indelen.

Alleen beheerders komen bij dit scherm, en het zit in de betalende abonnementen.

De omschrijving en de synoniemen zijn geen versiering

Sarrai leest de omschrijving en de synoniemen bij elke indeling opnieuw. Ze zijn de enige uitleg die ze krijgt over wat jij met dat onderwerp bedoelt.

Een onderwerp met alleen een naam wordt merkbaar slechter gekozen dan een onderwerp met een zin uitleg en de woorden die je klanten echt typen. Landen er gesprekken structureel bij het verkeerde onderwerp, dan is dit de plek waar je dat oplost. Corrigeren per gesprek helpt daar niet bij, want daar leert Sarrai niets uit.

Twee instellingen op hetzelfde scherm

De zekerheidsdrempel bepaalt hoe zeker Sarrai moet zijn voor ze een onderwerp toekent. Onder die waarde blijft de vermelding op Niet ingedeeld staan, en blijft alleen de soort vraag over.

Het minimum voor een suggestie bepaalt vanaf hoeveel gelijkaardige gesprekken zonder onderwerp Sarrai een nieuw onderwerp voorstelt. Zie Automatisch onderwerpen laten voorstellen.

Hernoemen, archiveren en samenvoegen

Hernoemen behoudt je historiek. Alle eerdere vermeldingen blijven aan dat onderwerp hangen en verschijnen meteen onder de nieuwe naam, ook in rapporten over afgelopen maanden.

Archiveren verwijdert nooit. Het onderwerp verdwijnt uit de keuzelijst voor nieuwe gesprekken en uit de lijst die Sarrai krijgt, terwijl je oude cijfers leesbaar blijven. Gearchiveerde onderwerpen staan in een eigen tabel onderaan, en met Opnieuw activeren haal je ze terug. Echt verwijderen kan niet, en dat is met opzet: anders zouden gepubliceerde cijfers achteraf veranderen.

Samenvoegen zet twee onderwerpen samen. De naam en de synoniemen van het onderwerp dat je samenvoegt gaan mee naar het doel, en het brononderwerp wordt gearchiveerd. In de tabel met gearchiveerde onderwerpen staat er daarna Samengevoegd in in plaats van Enkel gearchiveerd. Samenvoegen kan pas vanaf twee actieve onderwerpen.

Samenvoegen herschrijft geen enkel cijfer

Dit is het gevolg dat je nergens op het scherm ziet. Bij het samenvoegen worden de bestaande vermeldingen niet aangepast: ze houden hun oorspronkelijke onderwerp. Het rapport telt ze pas bij het doelonderwerp op tijdens het lezen.

Daar volgen twee prettige dingen uit. Samenvoegen is omkeerbaar: haal je het brononderwerp later terug uit het archief, dan staan zijn cijfers er gewoon weer. En een rapport over vorige maand verandert er niet met terugwerkende kracht door, want er is niets herschreven.

Goed om te weten

Een nieuw onderwerp werkt vooruit, niet achteruit. Sarrai kan het kiezen voor gesprekken die daarna ingedeeld worden. Wil je dat je oudere gesprekken alsnog meetellen, gebruik dan Bestaande gesprekken alsnog indelen. Gesprekken die iemand met de hand aanpaste, blijven ook dan buiten schot.

Vanaf ongeveer veertig actieve onderwerpen waarschuwt het scherm. Dat is geen technische grens maar een leesbaarheidsgrens. Het rapport zet je onderwerpen tegenover de zes soorten vragen, en bij vijftig rijen haal je daar geen patroon meer uit. Voeg liever een synoniem toe aan een bestaand onderwerp dan er een variant naast te zetten. Je kan er wel voorbij, en dan wordt het rapport onleesbaar zonder dat er iets faalt.

Ook gezocht als

"categorieën instellen voor gesprekken", "waar zet ik het indelen aan", "onderwerp hernoemen zonder cijfers te verliezen", "twee onderwerpen samenvoegen", "hoeveel onderwerpen mag ik hebben"

Zie ook

• Hoe deelt Sarrai gesprekken in?
• Automatisch onderwerpen laten voorstellen
• Bestaande gesprekken alsnog indelen